FICHE PRATIQUE #3 Utiliser le numérique pour booster la mobilisation sur un évènement

Thématiques abordées et objectifs pédagogiques

Objectifs pédagogiques :


✓ Bien cerner les enjeux de la mobilisation grâce aux outils numériques
✓ Connaître les bonnes pratiques pour optimiser sa communication numérique autour d’un événement


Cette fiche pratique a été conçue pour que vous puissiez :


✓ L’utiliser comme une trame d’atelier
✓ L’envoyer directement à une association ayant besoin de ressources sur ce sujet

POURQUOI UTILISER DES OUTILS NUMÉRIQUES POUR MOBILISER ?

1.Contexte

L’organisation des événements se « digitalise»

La transition numérique a transformé en profondeur l’organisation des événements. Aujourd’hui, organiser un événement, c’est le faire vivre dans le temps, avec une relation durable auxparticipants et des possibilités d’interagir aveceux avant,pendant et après. C’est une tendance très forte dans le secteur marchand, mais elle touche aujourd’hui aussi le monde associatifetl’engagement citoyen.

2. Avant l’événement

Organiser un événement

Organiser un événement : une recette qui ne change pas !

Pour mettre en place votre événement, vous aurez besoin de ressources et d’organisation ! Que vous soyez habitué à le faire ou novice, vous pouvez vous appuyer sur des outils numériques de gestion de projet.

Organiser un événement : quand commencer ?

La règle d’or d’une communication réussie ? L’anticipation !

● Lancez votre communication un à deux mois avant l’événement


● Prévoyez du temps en amont pour préparer vos supports de communication et votre stratégie.


● Plus l’événement est important, plus il faut prévoir de temps pour communiquer !

Organiser un événement : la stratégie de communication

Vous vous lancez dans l’organisation de votre événement ; quelles actions mettre en place pour communiquer et donner envieaupublic de participer ?

Avant de vous lancer, il est essentiel de clarifier votre stratégie avec ces trois questions :

En fonction des réponses, vous pourrez choisir les modalités de communication et les actions à mettre en place.

Présenter un événement

Présenter un événement : quel contenu?


Pour avoir envie de venir à votre événement, les futurs participants ont besoin d’un certain nombre d’informations :


Le programme


Le ou les intervenants


Les éléments pratiques


La localisation


Les modalités d’inscription en ligne

Présenter un événement de manière attractive

Pour rendre vos contenus attractifs, vous pouvez utiliser des outils numériques de création et de retouche de visuels.

Présenter un événement : l’utilisation de la vidéo La vidéo est aujourd’hui incontournable.

Pas moins de 82% des français regardent des vidéos sur le web*.
Ce support permet :


✔De véhiculer des émotions

✔D’améliorer le taux d’ouverture des mails

✔De rendre les posts sur les réseaux sociaux plus attractifs

✔D’améliorer le référencement naturel sur les moteurs de recherches ( SEO)

Bonne pratique : pensez à l’intégrer à votre invitation !

Présenter un événement : réaliser sa propre vidéo

Préparez

● Trouver l’endroit/ l’idée et l’équipement nécessaires

● Ecrire le texte, faites court ! (Pas plus de deuxminutes)

● Répétez! 😊

Filmez

● Avec votre téléphone ou une caméra

● Avec votre ordinateur : la vidéo “capture d’écran”. Enregistrer son écran avec un outilscommeQuicktimeplayer
Attention à la qualité du son, c’est la clef pour unevidéo de qualité!


Montez

● Utilisez les logiciels de montage gratuits prévus par vos systèmes d’exploitation, donc déjà installés ( iMovie pour Mac, Movie Maker pour Windows)

● Ne prenez que des vidéos, images, musiques libresdedroitoudontvousêtes propriétaires.

● Pensez aux sous-titres, de nombreuses personnes regardent les vidéos sans leson!


Hébergez

● Sur un site de partage de vidéo comme YouTube, Dailymotion, Viméo

● Sur votre blog en intégrant le player des sites par exemple.

Présenter un événement : les inscriptions en ligne

Une page d’inscription ou une billetterie en ligne dédiée à votre événement peut rassurer les internautes et lesaider às’engager. Une foiscréée, diffusez-là par mailet viales réseaux sociaux.

Pour bien choisir votre outil de billetterie en ligne, attention à prendre en compte son prix, l’utilisation des données personnelles, les fonctionnalités et l’accompagnement qui existe pour son utilisation.

Communiquer sur un événement

Communiquer : quels canaux utiliser ?


Vous avez le choix entre plusieurs canaux pour communiquer auprès de votre public. Il s’agit pour vous de choisir les plus pertinents en fonction de vos objectifs et de votre cible.
Un plan de communication articule plusieurs outils numériques différents, en tenant compte de leurs spécificités :on parle de convergence. Vous pouvez utiliser :


✔Le blog/ le site web dédié ou pas

✔L’envoi d’ e-mails

✔Les réseaux sociaux

✔La presse

Communiquer : le blog ou le site web


Le blog ou le site web permet de créer un espace en ligne où faire apparaître toutes les informations liées àvotre événement.


Vous pouvez le créer spécialement pour votre évènement ou intégrer des articles sur le site web de votre association ou sur son blog. Son avantage, par-rapport aux réseaux sociaux, c’est qu’il ne sera pas noyé sous d’autres publications ! Si biensûr vous communiquezsur son existence!


Pour générer du trafic sur votre blog, en plus d’un bon référencement sur les moteurs de recherche (SEO), pensez à le promouvoir dans vos emails et sur les réseaux sociaux.


Plusieurs types de sujets peuvent être abordés dans les articles :

✔ Pourquoi organiser cet événement ? Quels liens avec votre projet de structure ?

✔ Le programme détaillé, des informations sur les intervenants

✔ Les informations sur les éditions précédentes, s’il y en a eu
Un exemple : le festival Numérique pour tous


Communiquer : l’envoi d’e-mail ou emailing


Choisir ses destinataires

Inutile d’envoyer vos mails à l’ensemble de votre base de données, ciblez les personnes qui pourraient être intéressées ou concernées, que ça soit pour l’invitation ou les relances !


Rédiger des mails clairs et efficaces: tout (ou presque) est dans l’objet!

L’objet doit être simple et attractif et contenir au maximum 40 à 50 caractères. Le corps du mail sera plutôt sobre et avec toutes les informations nécessaires. Pour attirer l’attention de vos destinataires, pensez à inclure des visuels et votre vidéo, si vous en avez fait une.

Bonne pratique

Pensez au call-to-actionou littéralement « appel à l’action». Il s’agit de trouver un moyen d’inciter l’internaute à effectuer une action, souvent par un gros bouton bien visible. Ça peut être un bouton qui renvoie vers la billetterie en ligne, vers le site internet de l’événement, vers une vidéo.

L’emailing est une pratique efficace pour inviter les participants, puis communiquer avec eux, si elle est utilisée avec méthode et bon dosage !

Communiquer : l’envoi d’e-mail ou emailing


Vous allez pouvoir envoyer des mails à différents moments de la préparation de l’événement, avecdes objectifs différents, de l’invitation aux derniers détails pratiques. Attention à bien doser leur nombre, pour ne pas surcharger la boîte mailde vos interlocuteurs. Le « Save the date» : premier mail envoyé aux contacts pertinents ayant pour but de bloquer la date dans les agendas. Ce mail contiendra des premiers éléments : la date, la thématique générale.

Le mail d’invitation : mail plus complet, avec le programme de l’événement, les informations pratiques pour s’inscrire notamment et le lien vers la billetterie en ligne. Le mail de confirmation d’inscription : il sera envoyé à toutes personnes inscrites via la billetterie en ligne ou par un autre moyen, pour lui confirmer son inscription.

Le mail de relance : des relances par email pourront être faites uniquement aux personnes ne s’étant pas inscrites, rappelant le contenu de l’événement et les bénéfices qu’ils pourront en retirer afin de les inciter à participer. Le mail de rappel : quelques jours avant l’événement, chaque participant recevra un email avec le rappel des informations pratiques (localisation, date, horaires, itinéraire, parking…).


Communiquer : l’utilisation des réseaux sociaux


Faites le bon choix! En fonction de vos objectifs, du public ciblé et du message que vous souhaitez faire passer, ils ne sont pas tous pertinents. A vous de choisir les réseaux sociaux les plus adaptés à votre événement. Et ceux sur lesquels vous êtes déjà actifs et avez déjà mobilisé une communauté. Privilégiez-en 3 ou 4 maximum pour votre événement, après avoir étudié votre cible et ses habitudes sur les réseaux sociaux.


Ils sont devenus incontournables ! Ils permettent de présenter l’événement, de mobiliser les participants et de garder le contact avec eux jusqu’à l’événement !

Pour vous aider dans votre choix et dans votre utilisation, nous vous invitons à consulter la fiche pratique PANA «Communiquezsur les réseaux sociaux»Ex : S’il s’agit d’un événement professionnel, vous pourrez créer un événement ou poster du contenu et un groupe de discussion sur LinkedIn et/ ou dans des groupes thématiques Facebook.


Communiquer : l’utilisation des réseaux sociaux

Comment publier? Soyez attentif au style général et au ton de la voix. Veillez à ce que vos posts soient assortis visuellement, et à adaptervotremodedecommunication àvotregroupe cible.


Quoi publier?

Du «teasing»,pourdonnerenviedevoussuivre – Les nouveautés concernant leprogramme, l’organisation, les intervenants – Les coulisses, l’organisation,lesréunions, lasélection deladéco… – Les intervenants et les partenaires: mettez-les nominativement en évidence, présentez-les! – Du contenu sur les sujets traités lors de l’évènement,vous savez qu’ilsintéressent ceux quivous suivent – Un compte à rebours


Photos, vidéos, GIF*, liens vers les ressources en ligne, podcast audio… Soyez créatifs et généreux !

Quels que soient les réseaux sociaux choisis, il faudra animer la communauté qui vous suit en l’alimentant avec du contenu.


*Les GIFS sont des images animées, vous pouvez en trouver là.
Communiquer : les événements Facebook


Facebook propose un outil dédié aux événements. Il permet de présenter, à moindre coût qu’un site internet, l’évènement, le programme et les informations pratiques et de garder un contact régulier avec les participants. En gardant en tête que Facebook utilise les données personnelles ainsi collectées !


Créez votre événement avec la Page de votre structure. Pour améliorer son référencement, pensez à remplirun maximumd’informations!
Faites la promotion de votre page Facebook : n’hésitez pas à impliquer les partenaires et collaborateurs dans la promotion de votre évènement sur Facebook, encouragez-lesà inviterdespersonnes.


Boostez votre publication en payant (si possible) : si vous voulez élargir la communauté touchée par votre événement, vous pouvez choisir des profils, leur centre d’intérêt, leur tranche d’âge et le budget quotidien que vous êtes prêt à dépenser. Cela vous donnera le nombre de personnes que vous pouvez espérer toucher avec ce budget ! Votre publicité sera affichée jusqu’à épuisement des euros engagés ou jusqu’à la date de fin de publication.


Mobiliser vos participants : vous pouvez envoyer un rappel concernant l’événement aux personnes ayant indiqué « Intéressé » ou « J’y vais » sur Facebook via le bouton « Message aux invités ». Attention : votre groupe d’envoi est limitéà150personnes maximum.


Communiquer : #utiliserunhashtag


Doit-on vraiment le présenter ? Le hashtag est une suite de caractères sans espace commençant par le signe #.


Les internautes peuvent les utiliser pour faire des recherches sur un contenu précis ou retrouver des informations autour d’événements d’actualité. Il a un fort potentiel « viral» (on le dit d’un message qui se transmet d’une personne à une autre), il peut améliorer fortement la visibilité des contenus reliés aux hashtag les plus utilisés.


Créer un hashtag dédié à votre événement. Cela vous permettra de recenser, en un clic, tous les contenus relatifs à ce dernier ; et de suivre, en temps réel, toutes les discussions (les publications et les interactions qu’elles suscitent) portant sur votre évènement. Faîtes vivre votre hashtag !

Utilisez-le systématiquement dans vos publications.

Choisir le hashtag de votre événement ? • en rapport avec votre sujet, pour que les internautes comprennent facilement de quoi il s’agit • facilement lisible et clair pourne pas être repris en étant mal orthographié.

• Contenu: déterminer quel contenu créer quand et pour quel réseau
• Régularité: publier à intervalles réguliers avant, pendant et après
• Diversité: varier les formats des contenus (vidéos, photos, infographies..)
• Cohérence et vision à long terme

3. Le jour de l’événement

Animer votre événement dans la salle et en ligne !

C’est le jour J, vous y êtes. La salle est pleine. Là encore, les outils numériques peuvent être une aide précieuse pour :

Rendre votre événement interactif et mobiliser les participants


Il est important de rendre votre événement interactif pour faire de vos participants des participants actifs ! Ça tombe bien, les outils numériques vous offrent une belle palette de possibilité pour mobiliser les participants de manière ludique.

Animer la communauté en ligne


Les réseaux sociaux vous permettent de faire vivre l’évènement en virtuel, et donc d’augmenter sa notoriété et de mobiliser des personnes non présentes dans la salle.

Faire un live de l’événement


Le live streaming permet de retranscrire en temps réel l’intégralité de votre événement sur les réseaux sociaux et/ou sur votre site web. Il répond aux besoins de partage et d’instantanéité des internautes.

Les bonnes pratiques d’un événement connecté


Pour vous assurez que tout se passe bien pour vos participants, dans la salle, en ligne, et pour votre équipe, il vous faut:

4. Après l’événement

Dire merci, garder le lien et… Préparer la suite !

Votre événement est passé, et s’est bien passé ! Pour autant, tout n’est pas terminé. Il est important de garder le lien avec vos participants pour les remercier, valoriser ce qui s’est passé et mobiliser votre communautépour unévénement oud’autres sujets !

Évaluer l’impact de votre communication

Les critères d’évaluation vont bien sûr dépendre de vos objectifs et de la nature de votre événement. L’analyse de ces données va vous permettre d’identifier vos points forts et vos axes d’amélioration. Pour mobiliser encore mieux lorsduprochain événement !


Choisissez vos critères :


• quantitatifs : nombre de participants, nombre d’interactions sur les réseaux sociaux, nombre de vues des vidéos, nombres d’articles dans la presse…
• qualitatifs : avis des participants, nature des interactions sur les réseaux, contenu des articles…

Les outils numériques sont dotés de fonctionnalités vous permettant d’analyser des données très précises :

• Facebook et Twitter proposent des onglets statistiques qui permettent de se faire une idée de la visibilité des publications, des interactions, de l’engagement.


• Des outils externes de gestion des réseaux sociaux comme Hootsuite qui proposent des rapports détaillés.
• Google Analytics, plus complexe, qui permet d’analyser le trafic vers votre site web. Pour faire vos premiers pas, vous trouverez un tutorielici.
Évaluer l’impact de votre communication

5. Conclusion

Cette fiche pratique a été réalisée par HelloAsso pour la communauté des PANA