L'embauche d'un nouveau salarié est soumise à un formalisme particulièrement important. Principalement l'embauche donne lieu à la signature d'un contrat de travail, mais elle entraîne aussi l'accomplissement d'un certain nombre de formalités administratives.

La déclaration unique d'embauche (DUE)

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit obligatoirement, depuis le 6 avril 1998, utiliser la déclaration unique d'embauche.

La Déclaration Unique d'Embauche (DUE) se substitue aux formalités suivantes :

- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- Immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale
- Demande d'adhésion à un centre de médecine du travail
- Demande d'examen médical du salarié avant son embauche
- Etablissement d'une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- Le cas échéant, demande d'abattement de cotisations liée à l'embauche d'un premier salarié ou à l'embauche d'un salarié à temps partiel.

les éléments essentiels du contrat de travail :

Tout employeur est tenu est tenu d'informer par écrit son salarié des éléments essentiels applicable au contrat de travail ou à la relation de travail. La délivrance d'une copie de la déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie suffit, en principe, àa valider cette obligation . En pratique, l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un contrat de travail. Celui-ci est étable en double exemplaire dont un est remis au salarié.

la Convention Collective applicable :

L'employeur lié par une Convention ou un Accord Collectif de travail doit observer les formalités suivantes :
- en tenir un exemplaire à la disposition du personnel, dans chaque établissement
- mentionner la Convention ou l'accord collectif sur le bulletin de paie

Les formalités complémentaires

Vous devez :
• Quel que soit l'effectif, il est obligatoire de tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l'ordre d'embauche tous les salariés occupés par l'entreprise. Les salariés qui quittent l'entreprise doivent continuer de figurer sur ce registre pendant 5 ans à compter de la date de leur départ.

• L'employeur doit lors de l'embauche d'un un salarié étranger non ressortissant de l'Union Européenne, vérifier son autorisation de travail. L'employeur est responsable devant la loi s'il embauche, même à son insu, un travailleur clandestin. 

• Prendre contact avec un centre de médecine du travail habilité.Tout salarié doit obligatoirement faire l'objet d'un examen médical, au plus tard avant la fin de sa période d'essai. Cet examen a pour objet de rechercher si le salarié n'est pas atteint d'une maladie grave ou contagieuse pour les autres salariés et de s'assurer qu'il est immédiatement apte au poste qui lui est proposé.

• Immatriculation, en tant qu'employeur, auprès d'une caisse de retraite complémentaire. Vous avez trois mois pour exercer votre option et choisir une caisse parmi celles affiliées à l'AGIRC (pour les cadres) ou à l'ARRCO (pour les non-cadres).

• Déclaration d'exonération liée à l'embauche de votre premier salarié. Cette option se fait directement sur la déclaration unique d'embauche.

• Déclaration de première embauche à l'inspection du travail. Cette déclaration est obligatoire dès lors que votre association procède pour la premiere fois à l'embauche de personnel a cessé pendant au mois six mois d'occuper du personnel et en occupe à nouveau.

En savoir plus

Textes de références
décret n° 98-252 du 1er avril 1998 Déclaration Unique d'Embauche

article 6-2 de la loi n°89-18 du 13 janvier 1989 : exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié 

La déclaration unique d'embauche (DUE)

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit obligatoirement, depuis le 6 avril 1998, utiliser la déclaration unique d'embauche.

La Déclaration Unique d'Embauche (DUE) se substitue aux formalités suivantes :

- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- Immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale
- Demande d'adhésion à un centre de médecine du travail
- Demande d'examen médical du salarié avant son embauche
- Etablissement d'une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- Le cas échéant, demande d'abattement de cotisations liée à l'embauche d'un premier salarié ou à l'embauche d'un salarié à temps partiel.

les éléments essentiels du contrat de travail :

Tout employeur est tenu est tenu d'informer par écrit son salarié des éléments essentiels applicable au contrat de travail ou à la relation de travail. La délivrance d'une copie de la déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie suffit, en principe, àa valider cette obligation . En pratique, l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un contrat de travail. Celui-ci est étable en double exemplaire dont un est remis au salarié.

la Convention Collective applicable :

L'employeur lié par une Convention ou un Accord Collectif de travail doit observer les formalités suivantes :
- en tenir un exemplaire à la disposition du personnel, dans chaque établissement
- mentionner la Convention ou l'accord collectif sur le bulletin de paie

Les formalités complémentaires

Vous devez :
• Quel que soit l'effectif, il est obligatoire de tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l'ordre d'embauche tous les salariés occupés par l'entreprise. Les salariés qui quittent l'entreprise doivent continuer de figurer sur ce registre pendant 5 ans à compter de la date de leur départ.

• L'employeur doit lors de l'embauche d'un un salarié étranger non ressortissant de l'Union Européenne, vérifier son autorisation de travail. L'employeur est responsable devant la loi s'il embauche, même à son insu, un travailleur clandestin. 

• Prendre contact avec un centre de médecine du travail habilité.Tout salarié doit obligatoirement faire l'objet d'un examen médical, au plus tard avant la fin de sa période d'essai. Cet examen a pour objet de rechercher si le salarié n'est pas atteint d'une maladie grave ou contagieuse pour les autres salariés et de s'assurer qu'il est immédiatement apte au poste qui lui est proposé.

• Immatriculation, en tant qu'employeur, auprès d'une caisse de retraite complémentaire. Vous avez trois mois pour exercer votre option et choisir une caisse parmi celles affiliées à l'AGIRC (pour les cadres) ou à l'ARRCO (pour les non-cadres).

• Déclaration d'exonération liée à l'embauche de votre premier salarié. Cette option se fait directement sur la déclaration unique d'embauche.

• Déclaration de première embauche à l'inspection du travail. Cette déclaration est obligatoire dès lors que votre association procède pour la premiere fois à l'embauche de personnel a cessé pendant au mois six mois d'occuper du personnel et en occupe à nouveau.

article 6-2 de la loi n°89-18 du 13 janvier 1989 : exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié 

La loi ne fixe aucun contenu obligatoire à une offre d'emploi. L'employeur n'a donc ni l'obligation d'indiquer la qualification du candidat recherché, la rémunération offerte ou encore le lieu ou les horaires de travail du poste concerné. Toutefois, la liberté de l’employeur n'est pas totale … 
Faisons le point des interdictions auxquelles sont soumises les publications d'offre d'emploi.

L'article L311-4 du code du travail prohibe la mention d'âge maximale dans l'insertion d'une offre. Une offre d'emploi mentionnant "recherche ingénieur de moins de 45 ans" est illégale. Toutefois, cette interdiction ne concerne pas les offres qui fixent des conditions d'âge imposées par les textes législatifs et réglementaires.

Il est en effet interdit de faire figurer sur une offre d'emploi une allégation fausse ou susceptible de d'induire en erreur le candidat en ce qui concerne l’existence, l’origine, la nature et la description de l’emploi offert, la rémunération et les avantages annexes proposés ainsi que le lieu du travail.

L’offre d’emploi doit obligatoirement être rédigée en français. Et si  l'emploi offert ne peut être désigné que par un terme étranger sans correspondant en français, un texte rédigé en français doit en comporter une description suffisamment détaillée pour ne pas induire en le candidat en erreur. Ces prescriptions s'appliquent à tous les emplois proposés sur le territoire français, quelle que soit la nationalité de l'employeur, et aux services à exécuter hors du territoire français lorsque l'auteur de l'offre ou l'employeur est français, alors même que la parfaite connaissance d'une langue étrangère serait une des conditions requises pour tenir l'emploi proposé.  

Il est interdit de faire mentionner dans une offre d'emploi, quels que soient les caractères du contrat de travail envisagé, le sexe ou la situation de famille du candidat recherché ; Ainsi, l'offre d'emploi doit mentionner la dénomination au masculin et au féminin de l'emploi proposé (par exemple : ouvrier (ière)). Si la dénomination de l'emploi n'existe qu'au masculin ou au féminin, l'offre d'emploi doit préciser que le poste à pourvoir est proposé aux hommes et aux femmes (par exemple: cadre H ou F).

En outre, l'article L122-45 du code du travail rappelle qu'aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement, en raison, notamment de son origine, de son appartenance à une ethnie, à une nation ou à une race, de ses convictions religieuses,  ou en raison de son état de santé ou de son handicap (sauf mention contraire du médecin du travail) [...]

Articles L. 123-1, L. 122-45, L. 152-1-1, R 361-1 du Code du travail.

Les versements effectués aux associations et organismes d’intérêt général ou reconnus d’utilité publique ainsi que ceux réalisés au profit d’associations cultuelles autorisées à recevoir des dons et legs, aux associations de financement électoral et aux partis et groupements politiques, ouvrent droit à une réduction d'impôt , que le donateur soit un particulier ou une entreprise. Toutes les déductions sont plafonnées.
Dans tous les cas l'asociation bénéficaire devra délivrer un reçu établi selon un modèle obligatoire.

Déduction d'impôts pour les particuliers
Cas des frais non-remboursés
Mécénat d'entreprise

La réduction d'impôt égale à 50 % du don retenu dans la limite de 10% du revenu imposable du donateur.

Exemple : 
Votre revenu imposable est de 20 000 euros, 10% de votre revenu équivaut donc à 2000 €
- Vous faites un don de 500 €  votre réduction d'impôts sera de 250 € (50 % du don, montant inférieur au plafond de 2000 €)

-Vous faites un don ( ou l'équivalnt de plusieurs ) de 5 000 €. Votre réduction d'impôts sera de 2000 € ( 50 % du don plafonné à 2000 €)

Lorsque l'association recevra un don, elle devra délivrer un reçu selon le modèle obligatoire ci-joint.
L'association peut elle-même fabriquer sa fiche de reçu, mais toutes les rubriques mentionnées dans le modèle doivent être indiquées.

Sous certaines conditions, les bénévoles peuvent bénéficier de la réduction d'impôt pour don aux associations au titre de leurs frais non remboursés. Cette réduction d'impôts est égale à 50 % du don retenu dans la limite de 10% du revenu imposable du donateur.

Pour que cette procédure soit valable, il faut que les frais engagés soient enregistrés dans la comptabilité, avec production de pièces justificatives ; en dépenses dans le compte concerné ( transport, téléphone...) et en recettes dans le compte dons. Le trésorier peut alors établir un justificatif de don par personne et par année.

S'agissant plus particulièrement des frais de voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est personnellement propriétaire et qu'il utilise dans le cadre de son engagement associatif, il est admis d'appliquer le barème suivant :

Ce barème s'applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de carburant utilisé et du kilométrage parcouru à raison de l'activité bénévole.

Ces dispositions ne constituent qu'une mesure pratique dont peuvent user les personnes qui ne sont pas en mesure de justifier du montant effectif des dépenses afférentes à l'utilisation de leur véhicule dans l'exercice de leur activité bénévole et qu'elle ne les dispense en aucun cas d'apporter la preuve auprès de l'association de la réalité et du nombre de kilomètres parcourus  à cette occasion.

Les sociétés sont autorisées à déduire de leurs bénéfices les dons aux œuvres d'intérêt général ainsi qu'à certains organismes agréés, dans des limites fixées à 2,25 p. mille ou 3,25 p. mille du chiffre d'affaires selon la nature des organismes bénéficiaires des versements.

A ces limites particulières s'ajoute un plafond global : le montant total des dépenses déductible au titre d'un exercice ne peut excéder 3,25 p. mille du chiffre d'affaires. Ce plafond prend également en compte les déductions pratiquées au titre des dons d'œuvres d'art à l'État et de l'acquisition d'œuvres d'art contemporaines.

Un dossier comprend une lettre de demande, un descriptif, un budget, des pièces administratives, des annexes.

Elle synthétise le projet.

Il convient de développer et argumenter les points forts de l'action et de mettre en évidence les aspects qui intéressent le destinataire. La lettre doit "cibler"  directement, c'est le premier élément sur lequel doit tomber l'oeil du lecteur.
Indiquer le montant sollicité si besoin en pourcentage du total.
Proposer les dates de rencontres.

Les pièces à joindre dans la plupart des cas

- le compte de résultat et le rapport d'activité de l'année écoulée et le bilan à la fin de l'exercice.
- les statuts
-un extrait du journal officiel annonçant la création de l'association.
- le relevé d'identité bancaire
- la liste des membres du conseil d'administration

Les plus qui donnent du poids au dossier :

- Les références d'étude ou l'analyse d'expériences similaires siur lesquelles se base l'action.
- l'engagement d'un autre financier
- une recommandation d'une collectivité
- les appuis d'autres partenaires ou soutiens du projet,
-une revue de presse 

Pour en savoir plus :

Centre de Ressouces Vie Associative
FOL 54
49 rue Isabey 54052 NANCY CEDEX
 Tel  : 03 83 28 70 28    fax : 03 83 28 28 14

email : Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir