Toute association qui emploie des salariés, et ce pour quelque durée que ce soit, doit immédiatement les inscrire sur son registre unique du personnel dans l'ordre d'embauche.
Ce registre est obligatoire quelque soit l'effectif de l'association et fait état de toutes les entrées et sorties de personnel. Il doit être conservé pendant 5 ans après le départ des salariés.

Quelles sont les caractéristiques?

Le registre unique du personnel est un registre où sont consignées toutes les entrées et sorties de personnel. Toute personne appelée à travailler dans l’association, et ce pour quelque durée que ce soit, doit être immédiatement inscrite sur le registre unique du personnel. 

Vous pouvez vous procurer un registre unique du personnel dans toute papeterie et le remplir manuellement. Cependant, aucun formalisme ou format spécifiques ne sont imposés. En revanche, s'il est informatisé, le registre unique du personnel doit faire l'objet d'une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), comme tout autre fichier nominatif tenu sur informatique, conformément à la loi " Informatique et Liberté " du 6 janvier 1978.

Ce registre est obligatoire et doit pouvoir être présenté à chaque contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf, sous peine de sanction pénale, et être tenu à la disposition des délégués du personnel.  L'absence de registre ou des mentions incomplètes ou erronées sont sanctionnées par une amende d'un montant maximum de 750€.

Le registre doit être conservé dans un délai de cinq ans après le départ du salarié.

Les mentions obligatoires.

Le registre unique du personnel doit comporter dans l'ordre d'embauche et de façon indélébile un certains nombre de mentions à savoir :

- les noms et prénoms de tous les salariés, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire,
- leur nationalité,
- leur date de naissance,
- leur sexe,
- leur emploi  et leur qualification

- leur date d'entrée et de sortie de l'établissement,

Lorsque l'entreprise emploie des travailleurs étrangers, le registre unique du personnel doit mentionner en outre le type et le numéro du titre valant autorisation de travail. La copie de ce titre est annexée au registre.

Pour les jeunes travailleurs, précisez s’ils sont apprentis, en contrat de qualification ou en contrat d’adaptation, si tel est le cas.

Pour les contrats spécifiques, précisez : contrat à durée déterminée, travailleur à temps partiel ou temporaire ou mis à disposition par un groupement d’employeurs.

Toute modification, portant notamment sur l’état civil, la qualité ou le statut du salarié, doit être reportée sur le registre par ajout de mentions rectificatives.

Textes de références
Article L 620-3 du Code du travail
Article R 620-3 du Code du travail.