L'embauche d'un nouveau salarié est soumise à un formalisme particulièrement important. Principalement l'embauche donne lieu à la signature d'un contrat de travail, mais elle entraîne aussi l'accomplissement d'un certain nombre de formalités administratives.

La déclaration unique d'embauche (DUE)

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit obligatoirement, depuis le 6 avril 1998, utiliser la déclaration unique d'embauche.

La Déclaration Unique d'Embauche (DUE) se substitue aux formalités suivantes :

- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- Immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale
- Demande d'adhésion à un centre de médecine du travail
- Demande d'examen médical du salarié avant son embauche
- Etablissement d'une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- Le cas échéant, demande d'abattement de cotisations liée à l'embauche d'un premier salarié ou à l'embauche d'un salarié à temps partiel.

les éléments essentiels du contrat de travail :

Tout employeur est tenu est tenu d'informer par écrit son salarié des éléments essentiels applicable au contrat de travail ou à la relation de travail. La délivrance d'une copie de la déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie suffit, en principe, àa valider cette obligation . En pratique, l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un contrat de travail. Celui-ci est étable en double exemplaire dont un est remis au salarié.

la Convention Collective applicable :

L'employeur lié par une Convention ou un Accord Collectif de travail doit observer les formalités suivantes :
- en tenir un exemplaire à la disposition du personnel, dans chaque établissement
- mentionner la Convention ou l'accord collectif sur le bulletin de paie

Les formalités complémentaires

Vous devez :
• Quel que soit l'effectif, il est obligatoire de tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l'ordre d'embauche tous les salariés occupés par l'entreprise. Les salariés qui quittent l'entreprise doivent continuer de figurer sur ce registre pendant 5 ans à compter de la date de leur départ.

• L'employeur doit lors de l'embauche d'un un salarié étranger non ressortissant de l'Union Européenne, vérifier son autorisation de travail. L'employeur est responsable devant la loi s'il embauche, même à son insu, un travailleur clandestin. 

• Prendre contact avec un centre de médecine du travail habilité.Tout salarié doit obligatoirement faire l'objet d'un examen médical, au plus tard avant la fin de sa période d'essai. Cet examen a pour objet de rechercher si le salarié n'est pas atteint d'une maladie grave ou contagieuse pour les autres salariés et de s'assurer qu'il est immédiatement apte au poste qui lui est proposé.

• Immatriculation, en tant qu'employeur, auprès d'une caisse de retraite complémentaire. Vous avez trois mois pour exercer votre option et choisir une caisse parmi celles affiliées à l'AGIRC (pour les cadres) ou à l'ARRCO (pour les non-cadres).

• Déclaration d'exonération liée à l'embauche de votre premier salarié. Cette option se fait directement sur la déclaration unique d'embauche.

• Déclaration de première embauche à l'inspection du travail. Cette déclaration est obligatoire dès lors que votre association procède pour la premiere fois à l'embauche de personnel a cessé pendant au mois six mois d'occuper du personnel et en occupe à nouveau.

En savoir plus

Textes de références
décret n° 98-252 du 1er avril 1998 Déclaration Unique d'Embauche

article 6-2 de la loi n°89-18 du 13 janvier 1989 : exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié 

La déclaration unique d'embauche (DUE)

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit obligatoirement, depuis le 6 avril 1998, utiliser la déclaration unique d'embauche.

La Déclaration Unique d'Embauche (DUE) se substitue aux formalités suivantes :

- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- Immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale
- Demande d'adhésion à un centre de médecine du travail
- Demande d'examen médical du salarié avant son embauche
- Etablissement d'une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- Le cas échéant, demande d'abattement de cotisations liée à l'embauche d'un premier salarié ou à l'embauche d'un salarié à temps partiel.

les éléments essentiels du contrat de travail :

Tout employeur est tenu est tenu d'informer par écrit son salarié des éléments essentiels applicable au contrat de travail ou à la relation de travail. La délivrance d'une copie de la déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie suffit, en principe, àa valider cette obligation . En pratique, l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un contrat de travail. Celui-ci est étable en double exemplaire dont un est remis au salarié.

la Convention Collective applicable :

L'employeur lié par une Convention ou un Accord Collectif de travail doit observer les formalités suivantes :
- en tenir un exemplaire à la disposition du personnel, dans chaque établissement
- mentionner la Convention ou l'accord collectif sur le bulletin de paie

Les formalités complémentaires

Vous devez :
• Quel que soit l'effectif, il est obligatoire de tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l'ordre d'embauche tous les salariés occupés par l'entreprise. Les salariés qui quittent l'entreprise doivent continuer de figurer sur ce registre pendant 5 ans à compter de la date de leur départ.

• L'employeur doit lors de l'embauche d'un un salarié étranger non ressortissant de l'Union Européenne, vérifier son autorisation de travail. L'employeur est responsable devant la loi s'il embauche, même à son insu, un travailleur clandestin. 

• Prendre contact avec un centre de médecine du travail habilité.Tout salarié doit obligatoirement faire l'objet d'un examen médical, au plus tard avant la fin de sa période d'essai. Cet examen a pour objet de rechercher si le salarié n'est pas atteint d'une maladie grave ou contagieuse pour les autres salariés et de s'assurer qu'il est immédiatement apte au poste qui lui est proposé.

• Immatriculation, en tant qu'employeur, auprès d'une caisse de retraite complémentaire. Vous avez trois mois pour exercer votre option et choisir une caisse parmi celles affiliées à l'AGIRC (pour les cadres) ou à l'ARRCO (pour les non-cadres).

• Déclaration d'exonération liée à l'embauche de votre premier salarié. Cette option se fait directement sur la déclaration unique d'embauche.

• Déclaration de première embauche à l'inspection du travail. Cette déclaration est obligatoire dès lors que votre association procède pour la premiere fois à l'embauche de personnel a cessé pendant au mois six mois d'occuper du personnel et en occupe à nouveau.

article 6-2 de la loi n°89-18 du 13 janvier 1989 : exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié