Vous avez décidé d’informatiser la gestion de votre association. Vous allez donc enregistrer des informations à caractère personnel concernant les adhérents, les donateurs ou les sympathisants. Ces informations peuvent paraître banales mais, parce qu’il s’agit d’informations sur les membres de votre association, elles révèlent un choix  individuel, d'un engagement  ou d'une préférence. Pour toutes ces raisons, ces informations doivent être protégées. La loi « Informatique et Libertés » définit les principes applicables à ces données.  Ce guide pratique a été conçu dans le but de vous aider à mieux les connaître et à les respecter.

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Questions / Réponses

Lors du renouvellement du bureau d'une association, un candidat peut-il obtenir la liste des adhérents ?

OUI. Par référence aux dispositions générales du code électoral, tout candidat peut demander que la liste des adhérents lui soit transmise dès lors qu’il s’engage à ne pas l’utiliser à d’autres fins que l’élection et à procéder à sa destruction dès la fin des opérations électorales (cf arrêt Cour de Cassation 1ère civ.,14 décembre 1999,association des amateurs de terriers d’Ecosse et a.c/Mme L.).

Quelles sont les obligations des associations sportives dans la gestion de leurs fichiers des sociétaires?

Toute association, dés lors qu’elle détient un fichier informatisé comportant des informations identifiant des personnes physiques, en l’espèce les adhérents, doit déclarer auprès de la Commission la mise en œuvre de son fichier.
Les informations enregistrées doivent être pertinentes au regard de l’objectif poursuivi par le fichier.

Un membre d'association peut-il exiger la communication de la liste de tous les autres adhérents ?

OUI, dès lors que les statuts le prévoient. Une association est tout à fait libre de préciser, dans ses statuts, que l’adhésion suppose l’acceptation que les coordonnées des adhérents puissent être communiquées à tout autre adhérent qui en fait la demande dès lors que celui-ci s’engage à ne pas en faire un usage étranger à l’objet de l’association.

Une association est-elle tenue de transmettre le fichier de ses adhérents à une mairie en vue d'optenir des subventions ?

NON. Le Conseil d’Etat a jugé, dans un arrêt du 28 mars 1997, qu’un maire ne pouvait pas demander, même au titre de la subvention qu’il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique méconnaîtrait le principe de la liberté d’association. Les mairies peuvent cependant demander au titre du contrôle des subventions qu’elles versent aux associations, la copie certifiée du budget et des comptes de l’exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de l’activité de l’association.

Une association peut-elle céder, louer ou vendre le fichier de ses adhérents à des fins commerciales ?

La loi du 6 janvier 1978 n’interdit pas une telle pratique. Mais attention, une telle opération serait irrégulière si les adhérents n’en ont pas été préalablement informés et mis en mesure de s’y opposer avant toute cession, location ou échange, par exemple au moyen d’une case à cocher figurant sur le bulletin d’adhésion.

Une association peut-elle diffuser sur son site web l'annuaire de ses adhérents ?

OUI. Mais attention : dans ce cas, les adhérents doivent en être informés au préalable et mis en mesure, s’ils le souhaitent, compte-tenu des risques particuliers de capture des informations diffusées sur le web, de s’opposer à une telle diffusion. Proposition de mention d’information sur les bulletins d’adhésion :
« Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à .........[indiquez-ici le service]. »